회사전화 여보세요?… 신입에게 ‘전화’는 왜 이렇게 무서울까
신입사원 온보딩을 하다 보면
대부분의 신입이 공통적으로 힘들어하는 지점이 있습니다.
바로 업무전화입니다.
우선, 저희 인사담당자 네트워킹 모임에서도요.
신입 온보딩 담당자들이 가장 많이 하는 하소연이 이거예요.
“ㅇㅇ님… 저 친구는 다른 건 다 잘하는데
전화만 울리면 표정이 굳습니다^^;”
왜일까요?
왜 20대 초중반의 스마트한 인재들이
‘전화’라는 아날로그 소통 앞에서는 갑자기 작아질까요?
1. 신입이 전화를 무서워하는 건… 너무나 생물적인 현상입니다
사실, 전화는 비언어적 힌트가 0인 채널입니다.
표정도 없고, 손짓도 없고, 분위기도 없습니다.
오롯이 목소리와 문장만으로 상대를 파악해야 하죠.
신입 입장에서는
업무 구조도 아직 생물처럼 진화 중인 단계라
정보가 덜 정리된 상태에서 이런 소통은 훨씬 어렵습니다.
그래서 신입들이 “전화는 제발…” 하는 건
절대 게으름이나 무능 때문이 아닙니다.
그냥 인간적으로 당연한 반응입니다ㅎㅎ
2. 전화 전 10초 준비가 신입을 완전히 바꿔놓는다
하지만!!!
HR의 시선에서 보면 전화는 훈련으로 충분히 극복 가능한 영역입니다.
특히 전화 전 단 10초 준비는 신입의 생존 스킬이 됩니다.
전달할 내용 적기
물어볼 질문 정리
요청사항 미리 문장화
이 과정이 신입의 사고를 정렬해주고
통화 품질을 폭발적으로 향상시킵니다.
그리고 중요한 실무 매너 하나.
5분 이상 길어질 대화라면 메신저로 통화 가능 여부를 묻기.
바쁜 실무자일수록
이 배려 하나로 신입의 점수가 확 올라갑니다.
3. 신입에게 ‘자기규정’은 신뢰를 만드는 첫 단계다
전화할 때 가장 기본적인 매너는
회사명 + 이름 + 직책.
그런데요..
신입에게는 한 가지가 더 필요합니다.
바로 자신의 ‘상태’를 명확하게 보여주는 것.
“안녕하세요, 인사팀 신입사원 000입니다.”
이 짧은 자기규정이
상대에게 “아, 신입이구나. 설명을 좀 더 친절하게 해줘야겠다”라는
심리적 완충장치를 만들어줍니다.
전화는 통화음 3번 넘기지 않고 받는 게 기본이라는 팁도
신입에게는 아주 좋은 이미지 관리 전략입니다.
4. 신입에게 가장 위험한 순간은… 무조건적인 ‘아는 척’이다
업무전화의 70%는
요청·확인·전달.
여기서 신입이 가장 많이 넘어지는 지점이 바로 추론적 판단입니다.
즉, “아… 이거 그 말인가보다”라는 섣부른 해석.
그렇게 “네, 가능합니다”라고 대답하면
다음 날 바로 대형사고로 번집니다.
그래서 신입에게 가장 안전한 문장은 이겁니다.
“요청주신 내용은 확인 후 다시 연락드리겠습니다.”
속도보다 정확성.
신입일수록 더 중요합니다.
5. 부재중 팀원 전화를 받았다면… 이제부터는 ‘정확성 게임’이다
저희 인사담당자 모임에서도
가장 많이 등장하는 신입 실수 사례가 이겁니다.
팀원이 자리를 비웠고
신입이 전화를 받았다.
그리고 용건을 어설프게 전달했다…
그 다음 날 아침 슬랙이 난리 나는 거죠^^;
신입이 반드시 받아 적어야 하는 정보는 네 가지입니다.
이름
소속·직함
연락처
용건
그리고 여기서 끝나면 70점입니다.
내가 이해한 내용을 다시 되물어 확인하는 단계,
이게 들어가야 100점입니다.
이 확인 과정이
신입을 불필요한 책임의 화살에서 지켜줍니다.
6. 정리하자면
전화는 비언어적 정보가 없는 채널이기 때문에
신입에게 자연스럽게 난도가 높은 업무다.
하지만!!!
전화 전 10초 준비, 메신저 사전 확인, 자기규정, 3회 이내 응답 같은
기본기만 익히면 신입의 전화 역량은 비약적으로 개선된다.
무엇보다 신입은
‘빠른 답변’보다 ‘정확한 확인’이 신뢰를 만든다는 공식을 반드시 익혀야 한다.
ex)
“팀장님, 방금 부재중 전화 내용 정리했습니다. 이렇게 이해하면 될까요?”
“말씀하신 내용은 이런 의미가 맞나요?”
“확인 후 회신드리겠습니다.”
신입이라고 부족한 게 아닙니다.
아직 구조가 완전히 자리 잡지 않은 생물적 단계일 뿐.
이 단계를 지나면 전화는 더 이상 공포의 대상이 아닙니다.
위 내용을 읽고 인사 직무관련 인사이트가 필요해
더 많은 소통을 하고 싶은 분들은
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