※ 해당 콘텐츠는 리멤버 협의 하에 북이십일의 베스트셀러를 요약해서 올리는 글입니다.
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🧑(사원) : 팀장님, 오늘까지 A 기관에 제출하기로 한 자료를 오늘 중에 못 끝낼 것 같습니다. 왜냐면….
👨(팀장) : 뭐라고?! 내가 진작에 챙기라고 했지? 김 과장, 일 처리를 이렇게 하면 어떻게 해?
🧑(사원) : 아니, 그게 아니라요…. 본부장님께서 B 이슈 관련해 보고자료를 급히 만들어야 한다고 하셔서….
👨(팀장) : 뭐라고?! 김 과장 그걸 이제 말하면 나더러 어쩌라는 거야?
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똑같은 내용의 ‘보고’인데 이상하게 미움을 받는 사람들이 있습니다. 아무리 일 잘하는 사람이라도 예외는 아닙니다. 눈치가 밥 먹여준다는 말은 어딜 가든 진리인 듯싶습니다. 이 ‘눈칫밥’이 보고에서 특히 중요한데, 지금부터 '눈치껏 잘 보고하는 아주 쉬운 방법' 세 가지를 소개하겠습니다.
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① 기획하라
보고에도 기획이 필요합니다. 스스로 기획자라 생각하고 말의 순서를 정해보세요. 이때 키포인트는 상대방의 반응을 미리 상상하는 것인데요. 두괄식으로 이야기하란 말을 많이 들었을 것입니다. 말을 하다 보면 의도와 달리 부연하는 말이 자꾸만 따라붙는 사람들에게 효과적인 말하기 방법입니다.
하지만 더 효과적인 방법은 긍정적 또는 중립적인 이야기는 두괄식으로, 부정적인 이야기는 미괄식으로 말하는 것입니다. 앞서 살펴본 대화 내용은 두괄식(부정적인 상황을 앞으로 배치)으로 이야기하여, 낭패를 본 경우입니다. 그렇다면 미괄식(부정적인 상황을 뒤로 배치)으로 이야기하였을 때, 팀장의 반응은 어떻게 달라질까요?
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★ 부정적인 상황을 뒤에 이야기했을 때
🧑(사원) : 팀장님, 조금 전 본부장님께서 B 이슈 관련해서 사장님 보고가 급히 잡혀 근거자료를 오늘 중 작성하라고 지시하셨습니다.
👨(팀장) : 아, 그래요? 그러면 A 기관에 제출하기로 한 자료는 다 했고?
🧑(사원) : 아…. 오늘 오전 중에 다 끝낼 예정이었는데 시간이 조금 빠듯할 것 같습니다.
👨(팀장) : 음, 어쩔 수 없군. 그 일은 급한 대로 박 차장에게 넘겨야겠어.
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무엇보다도 사전에 모든 상황을 예상해보고 기획해야 합니다. 따라서 두괄식, 미괄식보다도 내가 한 말에 이어질 상사의 반응을 상상하는 게 더 중요합니다. 상사의 반응에 따라 내 입에서 나오는 말 역시 유연하게 바뀌어야 하기 때문입니다.
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② 듣고 싶은 이야기를 하라
상사가 듣고 싶은 이야기를 해야 합니다다. 아부하라는 말이 아닙니다. 이번엔 상사가 지시한 대로 일을 진행할 수 없을 때 문제를 보고하는 상황을 가정해보세요. 상사가 듣고 싶은 게 문제 그 자체일까요? 그렇지 않습니다. 그렇다고 그 상황을 숨겨야 할까요? 그것도 틀렸습니다. 보고의 목적은 현 상황에 맞는 대안을 제시해 상사가 납득하도록 하는 것입니다. 마찬가지로 두 가지 보고 방식을 비교해봅시다.
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★ 문제 상황만 언급했을 때
🧑(사원) : 팀장님, 서버가 고장 나서 내일 주간 경영회의에 쓸 지점별 영업실적 데이터를 뽑을 수가 없습니다.
★문제 상황과 함께 대안을 제시했을 때
🧑(사원) : 팀장님, 서버가 고장 나서 내일 주간 경영회의에 쓸 지점별 영업실적 데이터를 뽑을 수가 없습니다. IT 담당자는 오늘 중엔 복구가 어려울 것 같다고 해서 각 영업지점에 마감실적을 요청하려고 합니다.
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눈치챘겠지만, 바쁜 팀장에게 사랑받는 실무자는 늘 후자입니다.
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③ 상사에게 역할을 주어라
요즘 같은 세상에 상사의 체면을 세워주는 건 의전이 아닙니다. 의전 없이도 담백하게 상사를 치켜세우는 방법이 있습니다. 보고할 때 은근하게 상사의 지위와 역할을 인정하면서 기를 살려주는 것인데, 내가 아무리 잘난 실무자라도 상사의 역할을 남겨놓는 센스가 필요합니다.
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★ 상사가 고민할 틈도 안 주고 완벽한 일 처리를 했을 때
🧑(사원) : 팀장님, 상무님께서 18일에 일정이 생겨서 팀장 주간회의를 미루라고 하셨습니다. 상무님 스케줄을 보니 20일 오후밖에 남는 시간이 없어서 그때로 다시 공지하겠습니다.
★ 상사에게 최종적으로 결정할 기회를 주었을 때
🧑(사원) : 팀장님, 상무님께서 18일에 일정이 생겨서 팀장 주간회의를 미루라고 하셨습니다. 상무님 스케줄을 보니 20일 오후밖에 남는 시간이 없던데 그때로 잡을까요?
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전자는 보고가 아니라 통보입니다. 상사의 역할을 내가 빼앗는 꼴이나 마찬가지입니다. 뻔히 정해진 일도 후자와 같이 상사에게 최종 판단을 맡기면 상사의 권한과 책임을 인정하면서 안전하게 보고를 마칠 수 있습니다.
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