"일을 못하겠네"..너무 많은 회의, 깔끔하게 정리하려면

안녕하세요, HBR Korea 편집장 최한나입니다. ✍ 일주일에 회의, 몇 번이나 하시나요? 저도 일과 중 많은 시간을 회의에 쓰곤 하는데요. 많은 직장인들이 회의가 너무 많아 정작 스스로 집중해서 처리해야 할 업무에 쓸 시간이 부족하다고 토로하곤 합니다. 직급이 올라갈수록 이런 문제가 더 심해지는 게 일반적이죠. ‘지나친 회의’를 막을 수 있는 효과적인 방법은 무엇일까요? 오늘은 이 문제를 연구한 HBR 아티클을 소개해 드립니다. 📜 - ✔뺄셈 사고방식 사람은 문제를 해결하기 위해 뭔가 빼기보다는 자꾸 더하려는 본능을 갖고 있습니다. 이 ‘덧셈병’ 때문에 회의가 자꾸 쌓여 가죠. 사람들은 깊이 생각하지 않고 이미 가득 찬 일정에 계속해서 더 많은 일정을 끼워 넣습니다. 뺄셈 사고방식을 촉진하는 방법 중 하나는 레이디 클로츠 등이 제안한 ‘절반의 법칙(rule of halves)’처럼 무조건 뺄 수 있는 간단한 규칙을 적용하는 것입니다. 이를테면 모든 회의에서 횟수, 길이, 규모 등을 무조건 50%만큼 줄여보는 식입니다. 크게 의미 없는 회의는 영구적으로 없애고, 남아 있는 회의는 무조건 10분씩 단축하며, 주간 회의를 격주 회의로 바꾸는 등을 적용해볼 수 있을 겁니다. ✔완전히 비운 후 리셋 실험 참가자를 두 집단으로 나눈 후, 첫 번째 집단에 대해서는 48시간 동안 일정을 완전히 없애고 일정표를 다시 작성하도록 했습니다. 두 번째 집단에 대해서는 48시간 동안 정해져 있는 일정을 수행하되 시간을 줄여보는 식으로 바꾸도록 했습니다. 두 집단 모두 시간이 절약됐지만 전체를 비우고 다시 세팅한 첫 번째 집단의 경우 1인당 평균 5시간을 절약한 반면 두 번째 집단은 3시간을 절약했습니다. 노벨상 수상자인 대니얼 카너먼은 사람들이 깊이 생각하기 위해 멈췄을 때 새로운 아이디어가 떠오르고 오래된 습관을 버릴 가능성이 높다고 했죠. 48시간의 백지 시간표를 받아든 첫 번째 집단 사람들은 어떤 회의를 추가하거나 삭제할지를 고민하는 한편 회의에 대해 기존에 갖고 있던 개념을 ‘정화’하기도 했을 겁니다. ✔데이터를 적극 활용 반복되는 모든 회의를 두 가지 관점에서 평가해 봅니다. 1) 해당 회의에 필요한 노력(준비 작업, 실제 회의 시간, 후속 작업 등) 2) 목표 달성에 기여하는 정도에 따른 해당 회의의 가치 이런 기준을 통해 회의가 갖고 있는 진짜 가치를 따져보면 어떤 회의를 유지해야 하고 어떤 회의를 지워버려야 할지 명확해질 겁니다. 다만 무작정 회의를 삭제해나가는 방식은 자제해야 합니다. 어떤 목적으로 이 회의를 진행하는 것인지 다시 한번 생각해보고 회의의 가치를 충분히 끌어올리는 방향으로 움직이시면 됩니다. - 더 자세한 내용은 아래 링크를 확인해주세요!📌