사내 신입사원이 문의했던 질문에
답했던 내용을 공유드려 봅니다.
Q. 주어진 업무 시간을 효율적으로 운용하는 데에 어려움이 있습니다.
A. 시간 관리에 대한 부분은 직장인 뿐만 아니라 현대인의 영원한 숙제인 듯 합니다.
개인적인 삶에서도 더 성장하고 풍성한 삶을 살기 위해 시간 관리를 잘 해야 하듯이
회사에서도 업무를 제 시간에 잘 처리하고 더 높은 만족감을 가지려면
나 스스로 시간 운영을 결정할 수 있는 상황을 조성하는 것이 중요합니다.
시간 관리에는 여러 측면이 있겠지만,
데드라인을 준수하여 여유있게 일 처리하는
‘일잘러’의 기분으로 일할 수 있는 방법을 우선순위만 정리하면 아래와 같습니다.
1. 완성도보다 속도
일을 할 때 상시적인 딜레마 중 하나는 ‘완성도 vs 속도’일 겁니다.
더 꼼꼼히 완벽하게 처리하려다 보니
많은 시간과 노력, 에너지가 들어가는 경우가 많습니다.
하지만 쏟아지는 여러 업무를 신속히 쳐내려면
다소 완성도는 떨어지더라도 처리 속도에 더 집중하는 편이 낫습니다.
그렇다고 허접한 일처리를 하면 안 되겠죠.
내가 생각한 완성도의 80%정도만 만족시킨다는 생각으로 일단 빠르게 일을 마무리하고,
완성본이 만들어진 상태에서 세부 조정으로
조금씩 퀄리티를 올리는 방식을 권장드립니다.
결국 내게 주어진 업무의 성격과 형태는
큰 범주안에서는 반복되는 경우가 대부분이기 때문에 점차 숙련도를 향상시키면서
정확도, 퀄리티, 인사이트 등을 반영하며 완성도를 높이면 됩니다.
참고로, 저는 군시절때부터 메모광이 되어 To do list를 적고
모두 다 끝내지 않으면 스트레스를 받는 스타일이라
신입 사원때에도 '혼자서만' 완벽주의를 추구하곤 했습니다.
그 때엔 마감 기한의 중요성도 잘 몰랐지만
하루 이틀 정도는 늦어도 되는게 아닌가하는
안일한 생각을 하며 업무를 ‘작품’만들듯이 하여
상사에게 몇 번 지적받았던 기억이 나네요.
지금 생각하면 PPT의 줄 맞춤이 뭐 그리 중요하다고
혼자 스트레스 받아가며 매일같이 야근했는지 모르겠습니다.
2. 기한은 이중으로 설정
마감이 있는 업무의 경우 나 스스로 기한을 이중으로 설정하는 방법을 권장드립니다.
예를 들어 목요일이 마감이면 화요일까지 1차 마감을 하고,
수요일에 최종 검토를 하며 2차 마감으로 제출하는 것이죠.
수신인 입장에서도 적당히 빠른 제출에 만족하면서
상대방에게 신뢰를 갖게 될 것이고,
검토할 시간도 확보할 수 있어 부담도 줄일 수 있습니다.
여러 업무로 마감 관리가 쉽지 않은 경우
여러 Tool을 사용할 수 있습니다.
핸드폰이나 노트북에 시간 관리, 업무 관리 App을 사용하여
여러 차례 알람을 줄 수도 있고,
아웃룩 메일함 시간표에 마감 표시하여 스스로 확인하게 할 수 있는 방법도 있습니다.
싱가폴 사람과 업무를 하면 유독 마감 이틀전에 제출하는 경우를 많이 봅니다.
싱가포리안들의 일반적인 업무 처리 방식이라고 합니다.
저도 가능한 정해진 기한 이틀전에 마무리를 하고,
마감 전날에 1차 제출을 하고 수신자 검토 후 수정 요청을 하면
2차 제출을 하는데 이렇게 하더라도 기존 마감은 지킬 수 있습니다.
1번에서 언급한대로 일단 속도를 중시한 후 완성도를 높일 수 있는 부분도 있고
나도 여유롭게 업무를 처리할 수 있는 장점이 있습니다.
나중에 싱가폴에 가서 근무할 연습을 미리 한다고 생각하고
나도 오늘부터 이틀전 마감을 지켜보면 어떨까요?
3. 기한으로부터 역순으로 작업 시간 설계
결국 회사에서 마감을 잘 지켜야 ‘일잘러’로 인정받을 수 있습니다.
아무리 퀄리티가 좋은 자료도 기한을 못 지키면 아무 의미가 없습니다.
마감 준수를 최우선 목표로 한다면
기한으로부터 역순으로 업무 시간 계획을 하는 게 좋습니다.
예를 들어 10일이 마감이면 9일까지 자체 2차 마감 및 제출,
8일까지 자체 1차 마감, 6일까지 중간 완료,
4일에는 초안 작성 등 역순으로 시간표를 작성하는 것이죠.
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