신입사원들에 대한 사내 멘토로서 활동하며
막내직원이 질문했던 사항이 있어 공유해봅니다.
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Q. 'warm e-mail과 cold e-mail을 적절히 쓰는 것이 어렵습니다.
(주로 cold e-mail을 쓰게 됨)
A. 질문하신 cold e-mail이라 함은
딱딱한 뉘앙스가 느껴지는 메일을 의미하는 것으로 보입니다.
업무 e-mail은 정보 전달, 의견 제시, 결과 보고 등의
내용을 주로 담고 있기 때문에 딱딱한 느낌이 드는 경우가 많습니다.
하지만 e-mail communication의 목적을 생각한다면
다소 부드럽지 않은 느낌이 꼭 나쁘다고만 할 수는 없습니다.
오히려 warm하게 느껴지더라도 내용이 없거나,
동문서답하거나, 논점이 불명확한 e-mail이 더 ‘안 좋은’ e-mail입니다.
그래도 혹시 warm한 communication을 하고 싶다면 아래의 방법이 참고 가능합니다.
1. 평소에 개인적인 친밀감 쌓기
개인적으로 좀더 편안한 관계가 형성되면
업무 시 명확하고 심플한 소통이 가능해집니다.
굳이 이메일상 ‘잘지내시는지’, ‘금번 일로 불편을 드렸다던지’하는
불필요한 표현 및 내용을 넣을 필요없이 필요한 핵심만 전달할 수 있게 됩니다.
예를 들어 내가 원래는 여유있고 유머러스한 사람인 걸
상대방이 이미 알고 있다면 일할 때엔
굳이 그런 감정 요소는 제거하고 빠르고 정확하게
일 처리하는 데 더 집중할 수 있을 것입니다.
이정도의 관계가 형성되면 더 이상 cold 한 느낌을 받지 않을 것입니다.
꼭 회식이나 워크샵을 가서 부어라 마셔라해야 친해지는 것도 아니고
또 사적인 TMI를 남발하라는 것도 아닙니다.
만나면 밝게 인사하고 소신있고 솔직하게 자신을 드러내며
인간적으로 주변과 관계를 맺는다면
시간차는 있을지라도 동료들과 친밀감을 쌓을 수 있습니다.
2. 이메일 발송 전후로 전화하여 상황 설명하기
특히 처음 보내는 이메일이라면 메일 발송 전후로 직접 전화하여
인사 및 자기 소개를 하고 보낸 메일의 목적 및 요구사항에 대해서
간략히 설명을 하는 것이 좋습니다.
이미 유선으로 목소리의 온기를 느꼈기 때문에
이메일이 다소 건조하더라도 상대방은 크게 개의치 않을 수 있습니다.
이메일 전후로 통화를 하면 상대방도 존중받는 느낌을 받을 수 있고
내가 보낸 이메일을 더 신경 써서 보게 되는 등 여러 좋은 효과들이 있습니다.
3. 업무 진행 단계별 communication을 통해 신뢰 사전 확보
업무 진행 시 주요 단계별 공유/보고는
-특히 e-mail로- 습관화하는 것이 좋습니다.
이를 통해 동료, 상사가 진행상황을 알 수 있고
담당자가 해당 업무를 잘 수행하고 있음을 인지할 수 있게 되는 것이죠.
또한 더 중요한 것은 내가 상대를 존중하고 있다는 것을 전달함으로써
나도 상대의 신뢰를 얻게 된다는 부분입니다.
상대로부터 Credit을 쌓는 것은 굉장히 중요한 자산을 확보하는 것이고,
향후에는 내가 하는 업무는 그냥 믿고 맡기는 정도로까지 신뢰를 쌓게 되면
회사 생활이 훨씬 수월해집니다.
이렇게 되면 이메일의 내용이 더 중요해지고
상대는 warm/cold의 여부는 크게 느끼지 않게 됩니다.
4. 결과만 전달하기 보다 정황 및 판단 근거에 대해 부연 설명하기
만약 너무 cold한 느낌이 강하다면 대신 내용에서 ‘친절함’을 더하면 됩니다.
건성으로 대충 보낸 메일이 아니고
상대방을 배려하고 신경 써서 작성한 것임을 알 수 있도록
좀 더 상세하게 배경 상황 및 부연 설명을 할 수 있습니다.
그렇다고 불필요한 내용까지 장황하게 넣는 것은
오히려 ‘일 못한다’는 뉘앙스를 줄 수 있으니 글머리 기호 등을 넣으며
항목별 구분하여 작성하는 게 필요합니다.
5. 과하지 않은 이모티콘 사용
부탁하거나 요청하는 e-mail인 경우
스마일 이모티콘이나 😊 스마일 표시 :) 등을 사용할 수 있겠으나
한 메일 당 한번정도만 권장하고 너무 잦은 사용은 지양하는 것이 좋습니다.
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이번 내용에 대한 궁금증이나
또는 다른 의문사항에 대한 신입사원분들의 질문이 있으면
댓글로 달아주세요.
다음편에서는 '신입사원의 시간관리'에 대해 공유해보도록 하겠습니다.
감사합니다.
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