‘회의’하면 무슨 생각이 떠오르나요?
언제부터인가, 회의는
‘건설적, 신속함, 해결 등’ 긍정적 느낌보다는,
‘답답함, 피로감, 낭비, 긴장 등’ 부정적인 감정을 느끼게 하는 요소로 자리 잡은 것 같습니다.
흔히 어떠한 조직이 조직문화 개선 활동을 하는 경우. 빠지지 않고 등장하는 것이 회의 문화 개선이기도 합니다.
혹시 하루 종일 회의만 불려다니다가 퇴근시간이 되어서야 자리에 앉게되는 경험을 해보신 적이 있으신가요?
보통, 리더일 수록 회의에 불려다니는 일이 많습니다. 팀의 의사결정권을 쥐고 있는 만큼 불가피한 측면이 분명히 있습니다.
하지만 한 가지 확실한 사실은, 리더분들의 역할은 결코 회의실 안에서 끝날 수는 없다는 것 입니다. 회의 때문에 리더의 다른 역할이 방해 받게 된다면, 이는 분명히 문제일 가능성이 높습니다.
회의 문화가 좋지 못한 경우, 리더분들에게는 더욱 큰 고통으로 다가오는 것 같습니다. 일도 일이지만, 그들도 사람인 이상, 육체적, 정신적 피로감과 번아웃의 요인이 될 수도 있지요.
여기, 몇 가지 회의로 인하여 어려움을 겪고 계신분들께서 해볼 수 있을만한 방법을 소개드립니다.
1. 유사한 회의를 묶어보자
인사팀에서 면접을 진행하는 경우에도, 가급적 한 날짜에 다수의 면접을 몰아서 보는 편이 여러모로 이로운 것 같다고 느낄 때가 있습니다.
무슨 일이든지 반복하다보면 나름 머릿속에 프레임워크가 자연스럽게 생기고, 피로감을 반감하는 효과가 있는 것 같습니다.
다이나믹한 유형의 회의에 쫓겨 다니기 보다는, 회의 일정 수립 시, 가급적 유사한 회의 별로 묶어 봅시다.
예를들어, 조직관리 관련 회의, 프로젝트 계획 회의, TASK 진행관련 회의, 업무 점검 회의, 고객 또는 거래처 회의 등과 같이 말이죠.
2. 회의를 30분 단위로 나눠 보자.
간혹 너무도 자연스럽게 습관적으로 1시간 단위로 회의 시간을 설정하시는 경우가 있습니다. 지금까지 그래오셨다면, 앞으로 회의를 30분 단위로 나눠서 구성해 보는 것도 좋을 듯 합니다. 회의 시간 단위가 적어질 수록 집중도를 높힐 수 있고, 회의 참여자 간에 밀도 있는 회의를 하게끔 압박하는 기능을 할 수도 있습니다. 생각보다 오래 회의한다고 문제가 풀리는 경우는 많지 않은 것 같습니다.
*위 첫 번째, 두 번째 방식을 반영한 회의 스케쥴링 예시는 아래 그림과 같습니다.
3. 안 된다고 말해보자.
혹시 본인이 은근히 Yes맨 기질이 있으시다면, 한번 쯤 회의를 거절 해보시거나, 연기를 요청해 봅시다.
우리 주위에는 회의 없이 해결할 수 있는 아젠다도 꼭 만나서 풀어야 직성이 풀리는 분들이 있습니다. 그분들에게도 변화가 필요하다고 생각합니다.
‘No’라는 표현이 너무 무례하게 느껴지시지 않도록, 최대한 정중히 본인의 사정을 곁들여 거절 하시되, 가능하시다면 회의 관련 자료를 미리 전달하시고, 미리 파악할 수 있는 여지를 주시는 것도 좋습니다.
4. 회의 집중을 방해하는 요소들을 제거하자.
요즘 회의 시 자주 보이는 장면 중 하나가 각자 PC들을 가지고 들어와 나름 할 일들을 병행하며 회의에 참석하는 모습입니다. 아무래도 PC가 있다면 메일 확인 등 다른 곳에 신경을 쓰게 되는 경우가 생기는 것 같습니다.
요즘은 워낙 기술들이 발달해서 다양한 기기들을 가지고 활용을 하는 듯 한데요, 가끔은 원시적으로 펜과 종이만을 가지고 참석는 방식도 시도해 봄직 하다 생각합니다.
리더들에게 시간과 정신적 여유는 아주 중요합니다.
그들의 시간과 체력은 그들만의 것이 아닌 팀의 것이며, 회사의 가장 중요한 자원 중 하나이기 때문입니다.
잊지 맙시다. 우리의 에너지는 한정되어 있고, 회의에 있는 시간 동안 밖에서 리더님들을 기다리는 팀원들이 있다는 것을…
※ 본 글은 아래 링크의 아티클을 주 내용으로 하고 있습니다.
Techniques for Managing Your Time and Cognitive Load as a Senior Leader
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