최근 기술에 발달에 따라 점차적으로 회의 횟수는 적어지고 있지만, 아직 회사생활에서는 회의는 여전히 중요한 비중을 차지하고 있다.
특히, 비대면 회의의 횟수가 늘어남에 따라, 아무래도 대면 회의보다는 효율이 떨어진다는 의견도 있는 만큼, 집중력을 유지시키면서 짧은 시간내에 깔끔하고 효율적으로 회의를 운영한다는 것은, 자신의 가치를 한층 높일 수 있는 좋은 기회가 될것이다.
1. 회의는 반드시 몇일 전에 예고하고, 당일에는 다시 한번 리마인드 한다.
회사생활을 하다보면, 시간에 임박해서 미리 약속하지 않은 회의 호출은 그야말로 최악이다. 심지어 상대방을 무시한다는 기분을 들게할 수도 있고, 일을 덤벙대고 준비성없이 한다는 오해를 살 수 있다.
2. 회의내용, 개인별 준비사항 등을 사전에 공지하라
회의 시작 전에 협의내용, 개인별 준비내용 및 주요 이슈사항 등을 미리 공지한다면, 회의는 짧은시간에도 의미있는 결과 도출이 가능하다
또한, 회의는 정시에 시작하고, 늦은사람에게는 명확히 경고하라
3. 회의는 짧고 효율적으로 ...
- 속어나 특수용어의 사용을 최소화하고 가능한 천천히 말한다
- 토론 시작전에 목표, 시간 배분과 회의방법, 안건 등에 관해 먼저 설명한다
- 토론의 규칙을 정한다 (발언순서나 내용, 위반시 제재 방법 등)
- 가능한 ppt나 화이트보드 등을 사용해서 시각화 한다
- 개별 주제가 완료될 때마다, 그 결과를 정리해서 전원이 알 수 있도록 한다
- 다양한 토론자가 의견을 내고 참여할 수 있도록 유도한다
- 특정인이 회의의 분위기를 장악하지 않도록 유도한다
- 토론 중에 제기된 의견은 바로바로 화이트보드 등을 이용해서 기록, 정리한다
- 토론 중에 분위기가 과열되거나, 길어져서 분위기가 산만해질 경우 잠시 휴식한다
- 적당한 유머, 사례발표 등으로 관심을 유도하고, 분위기를 바꾼다
4. 회의가 끝나면 회의결과는 가능한 당일에 바로 정리, 요약해서 회람한다.
심지어 대면 미팅의 경우에는 참석자들이 자신의 자리에 도착하기 전에 회의록이 먼저 메일로 도착해 있다면, 모두 당신의 능숙하고 빠른 일처리에 놀랄것이며, 당신을 다시보는 계기가 될것이다.
(회의 중에 토론 내용을 노트북으로 정리하거나, 요약해 놓으면 바로 발송이 가능함. 이러한 방법으로 상사들의 시선을 단번에 사로잡은 많은 사례를 보았다..)
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