업무의 대부분은 이메일로 주고 받고 있습니다.
주재를 할 때 하루에 400여통 이상의 메일을 받았습니다. 영어로 된 메일인지라 읽는 것보다 새로 와서 읽어야 할 메일이 쌓이는게 더 빠르기도 했습니다.
본사 귀임후에 메일이 확 줄어 메일 수신이 리프레쉬가 안되는가 아닌가 하는 의심을 하기도 했지만 보직장을 하면서 다시 메일이 많아지기 시작하고 업무도 계속 넓어지다보니 다시 하루에 400여통 이상 메일을 받게 되었습니다.
후배와 얘기를 하다 많이 오는 메일을 다 읽지 못하고 회신해야 할 것도 놓치고 하는데 어떻게 관리하느냐고 물어 같이 얘기했던 내용을 공유해볼까 합니다.
📧 이메일을 효율적으로 관리하려면 어떻게 해야 할까요?
📨 수신한 메일은 모두 읽기
많은 양의 메일을 받다 보면 아무리 짧게 읽어도
물리적으로 시간이 부족할 경우가 있습니다. 하지만
하나의 메일로 계속 Reply가 되는 건들도 있어
빠르게 읽다보면 불가능한 것은 아닙니다. 메일을
보내는 사람 입장에서 아무나 다 추가해넣기도 하지만
연관된 사람이라 생각을 했고 내가 몰랐던 내용을
알게 되는 경우도 있어 속독으로라도 받은 메일은 다 보는게 좋습니다.
ℹ️ 내가 수신으로 되어 있는 메일부터 읽기
하지만 이렇게 많은 메일을 어떤 순서로 읽어야 할까요? 오래된순? 최근순?
메일은 크게 수신과 참조로 나뉩니다.그중 내가 수신처로 되어있는 메일부터 읽습니다. 수신처도 여러명을 한꺼번에 더 넣는 경우도 있어 그 다음 우선순위로는 메일 본문에 나를 언급하는 것은 더 자세히 읽고 답장도 빠른 시간내에 합니다.
📆 오래 미개봉된 메일은 무시하기
미개봉 메일을 항상 최소로 유지하지만 휴가, 교육,
출장 등 메일을 처리하지 못해 계속 쌓이는 경우가
있습니다. 이럴 경우는 아무리 빨리봐도 다 읽고 처리하기 힘들 수 있습니다. 저는 대략 2주 정도는 어떠한 경우든 읽는데 그 이전에 메일은 정말 중요하거나 급하면 다시 보내거나 연락이 올거라 과감하게 일괄 읽음처리로 변경합니다.
⏳️ 답장이 필요한 것은 최대한 읽은 즉시
답장이 필요한 메일은 읽고 나중에 해야지 하게 되면
더욱 늦어지고 쌓이게 됩니다. 문의한 사항에 바로
답장이 가능하면 답장을 읽자마자하고 시간을 두고 확인 필요한 내용은 간단하게 내용알았고 곧 회신 주겠다고 답장을 주는게 좋습니다. 이러한 것은 협업하면서 좋은 인상을 주고 설사 늦더라도 늦은 이유가 다 있겠지 하며 생각하게 됩니다.
📌 바로 끝나지 않는 것은 플래그 달아놓기
답장을 간단히라도 바로바로 하면 좋지만 그렇지
못한 경우도 있습니다. 저는 아웃룩을 주로 사용하는데 답장이 필요한 부분은 답장 기한을 설정하고 플래그를 설정합니다. 바로 답장을 한것도 추가 검토하고 회신이 필요하거나 상대방 회신을 받아야 하는 경우가 있다면 내가 보낸메일에 플래그를 달아 관리합니다. 답장이 필요한 것 이외에도 내용을 좀 더 자세히 봐야할것이나 따로 정리해 두고 보면 좋을 것은 기간을 설정하지 않고 플래그를 설정해서 틈날때 보고 완료처리를 합니다.
🔜 가장 최근 메일부터 처리하기
오래된것부터 처리하느냐 새로온것부터 처리하느냐로 고민할 수 있습니다. 저는 최근에 오는 것부터 특히 당일 수신하는 메일부터 처리하고 더 이상없으면 하루전, 그리고 이틀전 이렇게 최근에 수신한 메일부터 처리를 합니다. 이는 앞서 답장을 최대한 빨리하라고 하는것과 연장선상인데 오래된것을 처리하면서 빨리 대응할수 있는 것도 늦게 처리하게 되는 악순환의 반복 보다는 빨리 처리가 가능한건에 우선을 두는게 더 좋습니다.
각자 업무를 효율적으로 하는 노하우는 다 다르겠지만 제가 이메일을 관리하는 방법인데 조금이라도 도움이 되었으면 합니다.
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