안녕하세요 리멤버 인플루언서 3기 김지영입니다.
회사 생활에 있어서 가장 많이 하는 루틴한 업무들 중 하나는 바로 '회의'인데요, 보고서 작성과 더불어 직장인들의 골치를 아프게 하는 업무들의 일환이라 합니다.
이제 곧 7월달. 2022년 하반기를 맞이하여 회의들을 많이 진행하고 있는데요,
오늘은 회의를 줄이는, 정확히 말하자면 불필요한 회의 시간과 빈도수를 줄이는 3가지 방법에 대해 이야기 해볼까 합니다. 참고로 위 의견은 저의 주관적인 의견이니 재미(?)로만 읽어 주시기 바랍니다.
1. 회의 안건의 사전 프로토타입화.
실제로 아무런 레퍼런스 없이 킥오프로 시작되는 회의의 경우 부서간 상황이나, 리소스여부 등을 체크하지 않은 상태에서 업무요청이 들어오는 경우도 있습니다. 필요하지 않은 상황의 안건들은 소위 "사전미팅"이라는 해당 부서장들간의 커뮤니케이션이 되고, 어느정도 안건이 정해져있어야, 실제 회의에서는 담당자들간의 확인절차로 진행되며 회의는 더 짧아 집니다.
2. 주관적인 질문은 문서로 소통하자.
회의를 진행하다 보면, 참 많은 대화는 오갔는데 필요한 대화였는가에 대한 생각이 듭니다. 회의록을 작성하자니 모든 대화를 적기도 힘들고 이후에 정리하는 부분에서는 당시 뉘앙스를 모르니 더 어렵게 느껴지기도 합니다. 안건에 대한 주관적인 질문과 안건에 대한 부서 입장 의견을 묻는 질문은 다른개념입니다.
주관적인 질문의 경우 회의의 진행을 늦출 뿐더러, 연관되지 않은 부서들에게는 정체된 시간으로 느껴지는 법입니다.
3. 회의 순서는 1-2-3-4가 아닌 4-1-2-3-4
친구와의 전화에서 흔히 하는 말이 있습니다. "응~ 자세한 내용은 만나서 정하자"
회의를 1번 안건과 같이 "이미 얘기되었던 안건"에 대하여 이야기한다면 확인절차상의 단계라 할 수 있습니다. 결론이 나지 않는 회의는 무한하게 부서들의 체력을 갉아먹으며 회의감에 빠지게 하죠.
결론을 내린 상태에서 과정을 하나하나 짚어보고, 다시금 마지막으로 결론을 내린다. 이것이 2,3차, n차 회의를 열지 않는 방법입니다.
물론 위 상황에 해당되지 않는 여러 케이스들이 있을 것입니다. 하지만 회의는 어떠한 사항에 대하여 논의와 협의를 필요로 하는 점 입니다. 누군가는 결론을 내려야 하고, 누군가는 진행을 해야 회의가 끝나는 것인 만큼. 리멤버 여러분들, 짧고 간결한, 핵심적인 회의로 회사생활 알차게 보내시길 바랍니다.
김지영
-스타트업들을 돌아다니며 기술분석, 패션 등 다양한 분야에서 경험을 쌓으며, 현재 프롭테크 두꺼비세상에서 데이터 분석 전담.
-개발% 분석50%하는 반반 개발 분석자.
-완벽한 자연어 처리에 대한 관심.
-웹크롤링, 텍스트마이닝, 머신러닝 기법에 관심.
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