개발을 할 때는 보고서를 거의 쓸 일이 없었는데 부서를 옮기고 나서는 보고서의 연속이였습니다. 주재도 법인이 아닌 총괄로 나가다 보니 총괄님, 경영진, 본사 등에 보고할 문서 작성이 많았고 자연스럽게 보고서를 어떻게 써야 할지에 대해 고민을 많이 했습니다.
어떤 보고서가 좋은 보고서 일까요?
1️⃣ 완성도 보다는 타이밍이다.
보고서를 쓰다 보면 리뷰를 하고 수정에 수정을 거듭합니다. Never Ending 리뷰로 버전이 수십개가 되기도 합니다. 하지만 아무리 수정을 해도 보고를 받는 사람에게 100% 만족하는 보고서를 쓸 수는 없습니다. 최소한의 리뷰를 하고 완벽하기 보다는 빠른 보고와 적시에 보고하는게 더 중요합니다. 긴급을 요하는 즉보의 경우는 특히 내용을 더 파악하느라 시간이 지연되는것 보다는 지금까지 파악된 내용으로만이라도 신속히 보고하는게 좋습니다.
2️⃣ 보고 대상이 듣고 싶은 내용을 써야 한다.
보고서도 소통의 한 수단이라 내가 하고 싶은 말보다는 상대방이 듣고 싶은 내용을 담아야 합니다. 내가 설명하고 강조하고 싶은 것들을 이것저것 다 넣기 보다는 보고 대상이 관심있고 중요하게 생각하는 것에 대해 궁금함과 해결책을 어떻게 제시할지에 범위를 좁히고 집중하는게 좋습니다.
3️⃣ 알기 쉬운 단어와 표현을 사용해라.
경영진 대상으로 보고서를 많이 쓰다보면 가장 많이 듣는 말이 초등학생이 읽어도 이해가 되도록 쓰라고 합니다. 그럼 초등학생이 그 자리에 앉아도 되겠지라고 불평하기도 합니다.^^ 보고서를 쓰다보면 기본적으로 내가 알고 있기 때문에 상대방도 알거라는 전제가 은연 중에 깔리게 되어 어려운 용어나 중간배경이나 맥락없이 내용을 작성하게 됩니다. 초등학생은 아니지만 이 업무와 관련이 없는 사람이 봐도 이해할 수 있도록 관련배경과 쉬운 표현으로 작성을 하는 것이 좋습니다.
4️⃣ Story가 있어야 한다.
보고서는 백화점처럼 나열하기 보다는 스토리가 있어야 합니다. 제가 주재할 때 한국 음식점의 메뉴에 없는게 없었는데 보고서를 그 음식점의 메뉴처럼 내용은 많은데 먹을만한건 없다고 비유하기도 했습니다. 일상적인 사연이 방송 될 때보면 감동적이 사연으로 바뀌는 것 처럼 기승전결의 흐름으로 스토리를 가지도록 쓰는게 좋습니다.
5️⃣ 숫자로 표현되어야 한다.
보고서 내용이 많은것 같지만 막상 요약하려 보면 요약할게 없고 중언부언 작성된걸 볼 수 있습니다. 내용에는 항상 사실과 주장을 뒷받침 할수 있는 숫자가 있어야 합니다. 예를 들어 미흡하다면 글로벌은 몇 %인데 여기는 몇%로 미흡하다로 표현하는게 좋고 적용예정 이라고 하기보다는 '22.7월 적용예정 등 구체적인 수치가 있는 것이 좋습니다.
6️⃣ 잘 꾸며라.
보고서 리뷰를 하다보면 글자크기, 정렬, 들여쓰기 등 깐깐하게 보기도 합니다. 내용이 좋으면 됐지 이런게 뭐가 중요하냐고 생각할 수도 있습니다. 하지만 같은 음식이여도 플레이팅을 하면 더 고급스럽고 맛있게 보이고 같은 사람도 꾸미고 좋은 옷을 입으면 더 멋있고 아름답게 보이듯이 보고서도 너무 과하게 하면 좋지 않지만 어느 정도 꾸미는게 중요합니다.
다 아시는 내용이겠지만 보고서를 쓰기 전 다시 한번 어떻게 쓸지 이 글을 보면서 상기해보면 좋을것 같습니다.
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