😎 안녕하세요, 다양한 B2B 수주산업을 넘나드는 여행가 '시백' 입니다.
오늘 다룰 주제는 '효과적인 제안 품질 리뷰' 편 입니다.
사업 제안 관련 이해관계자 '경영진, 사업개발/제안/연구소 PM'가 적합한 대상입니다.
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우리가 열심히 제안서를 쓰는 궁극적인 목적은 '사업 수주'다.
B2B기업의 제안 현장에 가보면 수 많은 제안 PM의 고민을 마주하게 된다.
'리더쉽 리뷰 때 마다 달라지는 리뷰 관점/내용'
'갑작스런 제3의 인물 개입에 따른 제안 전략/내용의 변경'
'생산적인 의견 없이, 비난의 장이 되어버리는 리뷰 회의'
제안 부서를 이끄는 PM으로서 당신의 책임은 '사업을 승리로 이끌기 위한 고품질 제안서'를 완성하는 것이다. 제안의 규모가 크고 중요한 사업이라면 다양하고 많은 이해 관계자가 제안 과정에 참여한다. 해당 산업 종사자라면 너무 잘 알 것이다(SI/IT, 방산, 자산운용, EPC 외)
초기에 명확한 '리뷰 관점, 프로세스, 역할'에 대한 정의 없이 제안서 리뷰 절차를 진행한다면, 배는 산으로 간다. 오늘은 '이기는 제안의 품질을 담보'하기 위한 효과적인 리뷰 접근을 다룬다.
✍ 리뷰의 목적과 프로세스를 정의하라
✍ 제안 품질을 극대화 하는 리뷰 접근
✍ 지속적인 리뷰 프로세스 개선
✍ 리뷰의 목적과 프로세스를 정의하라
모든 비행기는 출발지에서 목적지까지 도달하기 위한 '항로'를 가지고 운항한다. 다양한 돌발 상황으로 인해 100% 항로대로 가는 비행기는 없지만, 항로가 있어야 원하는 목적지에 도달할 수 있다. 제안서도 마찬가지다. 항로(리뷰 프로세스)를 명확히 정의해야 원하는 목적지에(수주 성공) 다다를 수 있다.
● 리뷰의 목적을 명확히 하라
- 리뷰 회의 참석자는(이하 리뷰어) 전문성을 기준으로 선발한다
(영업 전문가, 기술 전문가, 관리/비용 전문가)
- 리뷰어를 대상으로 '사전에 정보를 제공하고, 진행 방식'을 인지 시키자
(리뷰 분량, 내용, 범위, 관점)
- 물어뜯는 자리가 아닌, '더 나은 대안 or 개선 방안'을 제시하는 자리다
- 말로만 하는 리뷰는 휘발된다. 리뷰어는 모든 개선의견을 서면으로 공유한다
(사내 공통적으로 정의된 리뷰 도구/문서를 활용)
● 프로세스를 정의하라
제안서 개발 착수부터 최종 제출 날짜를 기준으로, 리뷰 마일스톤과 일정을 수립하자. 제안PM은 마일스톤 별 '참석 리뷰어, 리뷰 내용, 기대하는 산출물'을 초기에 명확하게 정의하는 일이 중요하다. 단위 사업규모가 크고 중요한 사업일수록, 리뷰의 품질이 곧 제안의 품질과 직결된다는 사실을 기억하자.
✍ 제안 품질을 극대화 하는 리뷰 접근
세계제안전문가협회(APMP, Association of Proposal Management Professionals)에서는 제안의 품질을 효과적으로 관리하기 위해 컬러팀 리뷰(Color Team Reviews)를 활용한다. 각 리뷰 단계 별 리뷰 목적, 시점, 내용을 정의해서 완성도 높은 제안서를 산출하기 위한 접근이다.
컬러팀 리뷰를 통해 제안 PM은 고객의 요구사항에 100% 부합하며, 경쟁사 대비 차별화 된 제안을 산출할 수 있다. 기본적으로 가격(Pricing)에 관련된 내용을 제외한 나머지 권(Volume)이 리뷰 대상이다.
1) 블루팀 리뷰(Blue Team Review)
- 시점: 본격적인 제안서 개발 착수 전
- 이번 사업 제안 관련 '차별화 전략의 품질과 타당성을 검증' 확인
- 각 권(Volume), 섹션(Section) 별 적합한 작성 담당자가 '지정'되었는지 확인
- 제안 PM은 제안팀에 제안 템플릿/작성 가이드(Writer's package)를 제공해야 한다
2) 핑크팀 리뷰(Pink Team Review)
- 시점: 제안서 완성도 기준 60% 진행 단계
- 확정된 전략과 RFP 요구 사항이 '섹션 기획서'에 온전히 구현되었는지 리뷰
- 해당 리뷰 단계에서는 '형식/스타일/문법' 등 디테일보다는 '내용'을 중점적으로 점검
- 적합한 리뷰어는 '고객의 요구조건/자사의 솔루션과 전략'에 대해 이해도가 높은 멤버
3) 레드팀 리뷰(Red Team Review)
- 시점: 제안서 완성도 기준 80% 진행 단계
- 거의 완성에 근접한 제안서의 품질을 점검하는 단계
- 고객/평가자 관점에서 보완 요소, 작성된 솔루션과 전략, 서술의 품질을 점검
- 레드팀 리뷰 단계에서 자사가 획득할 수 있는 예상 평가 점수를 가늠해볼 수 있다
4) 골드팀 리뷰
- 시점: 제안서 100% 완성 단계, 인쇄 전
- 제안서 제출 전 최종 품질을 점검하는 단계 (리더쉽 점검)
- 모든 권/섹션, 정보, 그래픽 요소가 최종본 수준으로 완전하게 구현되어야 한다
- 핵심 리뷰어는 '의사결정권자/경영진'이 대상이며, 제출 전 최종 컨펌 한다
5) 기타 검토 단계
5.1 그린팀 리뷰 (Green Team Review)
- 시점: 레드팀 리뷰 이후 ~ 골드팀 리뷰 이전
- 사업예산 관련된 '권/섹션'은 별도로 그린팀 리뷰 단계에서 점검
- 모든 가격 정보가 RFP에 규정된 형식, 요구 조건을 충족하는지 확인
- 해당 단계는 예산/비용 담당 팀과 기술/관리 파트 작성자가 협업을 통해 리뷰 한다
5.2 화이트팀 리뷰 (White Team Review)
- 시점: 제안서 인쇄 후
- 인쇄 버전 기준으로 '최종 오류 점검'을 위해 페이지 별 시각적으로 검증하는 절차
※ 인쇄 담당자와 정확히 소통해서 인쇄 기준 충족여부 체크 필수!
✍ 지속적인 리뷰 프로세스 개선
컬러팀 리뷰가 모든 제안 때 마다 필요한 것은 아니다. 추진하는 사업 기회의 규모/중요성/내부 현황에 따라 필요한 리뷰 프로세스를 탄력적으로 정의하고 운영할 수 있어야 한다. 실제로 아침에 제안 요청서를 수령해서 2~3일 내에 제안서를 제출하는 저가 입찰의 경우 굳이 복잡한 프로세스가 필요 없다.
우리가 궁극적으로 원하는 것은 '크고 중요한 사업 기회'에서 반복적으로 승리하는 것이다.
그래서 꾸준히 제안서 품질 프로세스를 복기하고 개선하는 일이 중요하다.
실제 현장에서는 컬러팀 리뷰 과정에서 예상치 못한 많은 이슈/개선점을 마주치게 된다. 사람/조직의 이슈일 수도, 프로세스의 이슈일 수도 있다. 따라서 제안서 제출 이후, 제안 PM과 코어팀은 '해당 제안 경험을 복기하여 후속 제안 품질 극대화 방안을 논의하는 것 까지'를 공식적인 제안 종료 마일스톤으로 가져가길 추천한다.
😎 시백's Summary
대안 없는 평가와 지적은 정중하게 사양한다. 공통적으로 정의된 '평가 관점/원칙/프로세스'가 없는 리뷰는 오히려 제안의 품질과 일정 관리를 방해하는 요소다. 프로세스가 탁월한 기업은 반복적인 제안 승률이 높으며, 자원 투입 관리 역량이 탁월하다. 우리가 추구하는 지향점은 탁월한 솔루션과 제안으로 승리하는 일이다. 이제 한 차원 높은 수준의 제안 품질 관리로 승리에 한 발자국 더 가까이 다가가보자.
🎅 다음화(EP. 8) 예고
체계적인 사업개발 만큼 중요한 주제는 바로 'B2B 마케팅'이다.
과연 마케팅은 쓸데없는 비용 집행일까? 사업개발팀 단순 보조 역할일까?
다음 에피소드에서는 집집마다 말도 많고, 탈도 많은 '효과적인 B2B 마케팅'을 다룬다.
※ 인사이트 제보
집필 내용 관련 추가 문의사항이나 의견이 있으실 경우 메일 주세요
제보: 김시백 [email protected]
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