안녕하세요.
‘10년차 재경팀 김과장’ 김현녕 입니다.
아무래도 2~3월은 재경팀에게 가장 바쁜 시기이다 보니, 요즘은 글을 올릴 여유가 없는 듯하네요.
틈틈히 정리해 본 업무관련 질문에 대해서 오늘은 말씀을 나눠볼까 합니다.
이곳은 열린 의견을 나누는 소통의 공간이니 공감이나, 다른 관점의 이야기들 많이 들려주시기 부탁드립니다.
예전에 커뮤니케이션 관련 강의 및 교육 등을 수강할 때, 효율적인 소통의 수단으로 열린 질문을 하는 것이 좋은 방법이라고 들었습니다.
만약 네, 아니오로 대답을 하거나 단답형으로 답변을 할 수 있는 질문의 대화의 단절을 가지고 올 수 있기 때문입니다.
분명히 일리가 있는 이야기로 누군가를 알아가는 상황(연애 초기), 누군가와 친밀감을 형성하는 상황(회식, 교류회 등)에서는 열린 질문이 좋은 듯 합니다.
다만, 업무 관련 질문을 할 때는 조금 다르게 바라볼 필요가 있을 듯 합니다.
업무 관련 소통에서의 핵심은 효율성이라고 생각합니다. 그렇다면 질문도 어떻게 해야 가장 원하는 답변을 확실하게 얻을 수 있는지에 초점이 맞추어져야 합니다.
예를 들어보면,
1) ‘매출 세금계산서와 관련한 대사 작업을 어떻게 해야할까요?’
2)’매출 세금계산서를 대사할 때는 회사 시스템의 세금계산서와 국세청의 세금계산서를 대사할 수도 있고, 발행 된 세금계산서와 매출 내역을 대사할 수도 있을 듯 한데, 어떻게 진행하는게 좋을까요?’
분명 둘 다 부가가치세를 신고할 때 해야하는 세금계산서의 대사를 어떻게 진행하면 되는지에 대한 질문이지만,
두 번째 질문의 경우, 질문자가 해당 업무와 관련하여 기존에 가지고 있는 지식수준에서부터 해당 업무와 관련하여 어떤 고민을 했는지 그리고 무엇을 설명해주면 좋을지에 대해서 답변을 해야하는 사람이 얻을 수 있는 정보가 많습니다.
당연히 답변의 내용도 훨씬 구체적이고, 답변의 질도 높아져서 질문자가 업무를 수행하는데 직접적인 도움이 될 수 있는 답변될 수 있을 것입니다.
그리고 질문의 핵심을 상대방이 이해 할 수 있도록 질문을 하는 배경을 설명하는 것도 좋은 방법인 듯 합니다.
질문만을 봤을 때는 열린 질문으로 보이지만, 앞에서 배경 설명을 함으로써 닫힌 질문과 동일한 효과를 가지고 올 수 있기 때문입니다.
이번에도 예를 들어보면,
1)’부가가치세를 신고납부하는데 있어서 무엇이 가장 중요한가요?’
2)’부가가치세를 신고납부할 때 가산세 이슈를 최소화 할 수 있는 프로세스를 생각 중입니다. 부가가치세를 신고납부할 때 무엇이 가장 중요한가요?’
결국 질문은 한가지 입니다. 부가가치세를 신고납부할 때 무엇이 가장 중요한지를 알고 싶다는 것이 질문자의 의도일 것입니다.
하지만, 1번의 경우 답변자는 대체 왜 질문자가 저런 질문을 하게 되는지 추정을 할 수 밖에 없고, 본인의 추정에 대한 답변을 구성하게 됩니다.
반면, 2번의 경우 질문자가 결국 해당 질문의 답변을 가지고 무슨 일을 하게 될지를 알고 있는 상황에서 답변을 하게 되므로, 여러 측면 중에서 가산세 Risk와 가장 밀접한 중요 Point를 설명해주게 될 것 입니다.
이 곳 리멤버 커뮤니티에서 의사소통을 하면서도 많이 느끼는 것이지만, 동일한 상황을 보고, 글을 읽고 소통하면서도 사람마다 받아들이는 방향성으 참 다양한 듯 합니다.
열린 질문을 하게 되면 해당 질문을 받아들이는 방법, 이 질문의 하는 이유에 대한 추정 등에 따라 다양한 답변이 나올 수 있습니다.
그래서 업무 관련 질문은 답변의 범위를 한정 시키고, 더욱 더 질문자가 원하는 답변을 얻을 수 있도록 닫힌 질문을 하는 것이 좋을 듯 합니다.
혹시 업무 관련 질문을 하실 일이 있으신가요?
그렇다면 잠시 멈추시고 한 번 생각해보시는건 어떨까요?
이 질문은 듣는 사람의 생각에 따라서 다른 답변이 나올 수 있는 열린 질문인지?
아니면 내가 원하는 답변이 무엇인지 알고 유사한 형태의 답변이 나올 수 있는 닫힌 질문인지?
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