안녕하세요.
혹시 아이젠하워 매트릭스에 대해 들어보신 적이 있나요?
개인의 시간관리를 효과적으로 하기 위해 활용되는 프레임워크로 제법 유명한데요. 간단하게 컨셉을 말씀드리면 할 일, 아젠다를 x축은 긴급도, y축은 중요도로 구성된 4분면 위에 위치시키고 각각의 분면으로 분류하여 4분면 각각의 뷰를 가지고 관리하는 시스템입니다.
그렇게 되면, 4개의 분면이 생기게 되는데, 각각을 간단히 말씀드리면 이렇습니다.
- 1사분면: 긴급하고 중요한 일.
말하자면 중요도 있고 급박한 문제, 현안,
기간이 있는 프로젝트 같은 일들입니다.
- 2사분면: 중요하지만 긴급하지 않은 일.
중장적기적인 계획, 학습이나 자기개발,
문제 예방, 새로운 기회 발굴이나
사교같은 활동입니다.
- 3사분면: 긴급하지만 중요하지 않은 일.
시급해 보이긴 하지만 동시에
일의 흐름에 지장을 주는 사소한 일들,
일상적이고 중요도 낮은 전화나 연락,
대화 등입니다.
- 4사분면: 긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일.
아무런 생산적 가치가 없는 하찮은 일,
그러한 전화나 메일, 시간 낭비거리,
말초적 오락 등입니다.
※ 맨아래 제가 그린 삽화도 함께 참고 부탁드립니다.
아이젠하워 매트릭스의 키포인트를 대략적으로 먼저 말씀드리면, 사람들은 생각 이상으로 3사분면의 일에 많은 시간과 에너지를 사용하고 있는데 그것들은 그렇게까지 중요하지도 않고 생산적이지도 않은 일들이라는 것입니다. 정말 중요한 것은 2사분면의 일들이며 그것들은 중요하긴 하지만 당장 긴급하지 않기 때문에 종종 미뤄지게 마련이며, 역설적으로 긴급하지 않은만큼 오랜 기간의 꾸준한 노력과 실행을 요하지만 마냥 미뤄두었다가 급조해서 문제를 해결하고 넘어가게 마련이라는 이야기입니다.
그럼 여기에 저의 생각과 소견을 조금 덧붙여 설명을 드려보도록 하겠습니다.
1. 우선 "1사분면" 긴급하고 중요한 일
"긴급하고도 중요한 일"이라는 거창한 타이틀과 달리, 1사분면의 일이 그렇게 긍정적인 면만 가지고 있는 것은 아닙니다. 1사분면의 일들은 중요하고 긴급한 일이기 때문에 의심의 여지 없이 우선순위를 두어야 하는 일로 보이지만, 그런 일들은 주로 "당연히 해야 할 일","당면과제", "현재의 나에게 중요한 일"일 가능성이 적지 않다고 생각합니다. 그리고 이런 종류의 일들은 안하거나 잘못하면 문제가 될 수 있지만 했다고 해서 큰 성과가 되거나 크게 인정을 받기는 어려운 것일 경우도 상당히 있을 것으로 보입니다.
즉, 전략적인 과제라기 보다는 전술적인 과제, 혹은 현안이라고 볼 수도 있겠습니다. 그래서 지금 당장은 그 일이 가장 중요하고 긴급한 일로 보일 지 모르겠지만 중장기적으로도 정말 나에게 중요한 일인지? 혹시 실제로는 "3사분면"에 가까운 일이 "1사분면"의 일로 둔갑해 있지는 않은지? 자문해 볼 필요가 있다고 봅니다. 진정한 중요도나 긴급도에 비해 나의 소중한 시간과 에너지를 지나치게 뺏고 있지는 않은지 한번 자문해 볼 일입니다.
2. "3사분면" 긴급하지만 중요하지 않은 일
3사분면의 일 역시 경계해야 할 구석이 많은 영역입니다. 무슨 말인고 하니, 많은 긴급한 그러나 본질적으로는 그렇게 중요하지 않거나 핵심적인 일이 아닌 것들은 우리의 생활 속에서 너무 자주 일어나고 끊임없이 무언가를 요구하기 때문인 겁니다. 뭐 예를 들면 이런 겁니다. 우리가 아침에 출근해 일을 하다보면 계속 메일, 문자, 혹은 사적인 메신저나 요청까지 끊임없이 받게 됩니다. 그것들을 다 받아주고 대응해 주다 보면 정작 해야 할 일은 못하고 쉴틈이 없을 정도로 너무나 바빠지거나 밤늦게 일을 해야 하는 경우도 종종 생기곤 하죠.
이 문제에 대해서는 어느 정도 본인의 주도권, 주체성, 자신의 명확한 판단과 의지가 상당히 중요하다고 생각합니다. 어른의 세계에서 대부분의 일들은 다 나름대로 중요하고 촉박한 일들이기 때문에 그에 대해서 본인이 명확한 기준을 가지고 판단해서 정하지 않으면 안 된다는 것이기 때문입니다. 본질적으로 그 일이 "다른 누군가에게 긴급한 일인지?" 아니면 "진정으로 나에게 긴급한 일인지?"를 한번 생각해 볼 필요도 있겠습니다. 그래서 너무 끌려가지 않으면서도 적시에 일을 배분해서 문제가 되지 않을 정도로 처리하는 노력과 능력이 중요하다고 생각됩니다. 다만 이게 말처럼 쉽지는 않아서 이 3사분면 영역을 잘 관리하는 사람은 일상적인 삶의 영역을 아주 매끄럽게 빈틈없이 잘 관리하는 사람이라고 볼 수 있을 것 같습니다.
3. "4사분면" 긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일
"긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일"이라는 멍에(?)에도 불구하고, 제가 보기에 결코 가볍게 볼 수 없는 영역이 4분면입니다. 긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일은 무가치하고 아무 쓸데가 없는 일들이라고 볼 수도 있겠지만 제 생각은 좀 다릅니다. 우선 긴급하지도 않고 중요하지도 않다고 해서 마냥 방치해 둘 경우에 긴급한 일, 혹은 까다로운 일(중요한 일 또는 골치아픈 문제)로 변질될 수도 있습니다. 그래서 아예 안 할 게 아니라면 어느 정도의 규칙을 가지고 바로 해 버리거나 아니면 정기적으로 처리해 버리는 것(일종의 결산/청산)해 버리는 것이 더 좋을 수 있겠다는 생각입니다. 바로 해 버린다는 건 비교적 간단한 일일 경우인데요. 어디선가 본 이야기인데 5분안에 처리가능한 일은 바로 해버리는 것이 가장 효율적이라고 합니다. 작은 일거리를 선반에 올려두기보다는 바로 해치워버리는 것이 선반을 깨끗하게 유지하는 비결이다 뭐 이런 개념입니다.
또 하나의 측면은, 바로 여가의 측면입니다. 우리의 삶 속 많은 일들을 단순히 중요도와 긴급도로만 분류하는 것 자체가 다소 한계점이 있지만 그 명료성과 실용성으로 인해 활용해야 한다면, 여가나 재충전의 영역이 너무 간과될 수 있는 점도 잊지 말아야 겠다는 생각입니다. 예를 들어 게임을 한다던가 소위 멍을 때린다던가 하는 건 고전적인 시각에서는 중요하지도 긴급하지도 않을 일로 보일 지 모르겠으나 누군가에게는 혹은 어떤 상황에서는 삶을 유지하고 충전하는 데 반드시 필요한 요소일 수도 있습니다. 사실 이 부분은 매트릭스의 적용 대상 자체를 업무나 비즈니스로 한정하면 그다지 문제가 아닐 수 있겠지만 범위를 개인의 삶 전체로 본다면 한번은 고려해 볼 점인 것 같아 적어 봅니다. 즉, 표면적으로는 중요하지도 긴급하지도 않은 일 중에서도 나름대로의 가치와 역할이 있는 일들을 간과하지 않고 눈여겨 봐야 한다는 정도로 말할 수 있을 것 같습니다.
4. 그리고 "2사분면" 중요하지만 긴급하지 않은 일
그러고 보니 가장 중요한 2사분면에 대해서 제일 말미에 적게 되었네요. 2사분면은 의심의 여지 없이 가장 중요하고 생산적인 영역이라고 생각합니다. 이 영역은 주로 어떤 중장기적인 준비나 노력을 통해서 질적 향상을 도모하고 미래의 생산성을 높이는 원동력이 되는 영역이기 때문입니다. 2사분면의 영역에 많은 시간과 에너지의 비중을 두고 살아가는 것은 삶을 좀 더 탄탄하게 그리고 좀 더 여유 있는 호흡으로 살아가면서도 더 크고 강력한 성과를 낼 수 있게 한다고 생각합니다.
좀 더 동적으로 설명을 한다면, 2사분면의 영역에 많은 비중으로 두고 성공적으로 관리하며 살고 있다면, 1분면의 영역이 진정으로 중요한 일들로 채워지고 그 긴급함조차도 좀 더 큰 통제력을 가지고 대응할 수 있을 거라고 봅니다. 그리고 3사분면의 일들이 무엇인지, 그 우선순위가 어떠한지가 좀 더 명확해지고 그 긴급성을 통제하고 위임하거나 조정할 수 있는 힘은 더 커질 것이라고 믿습니다. 마지막으로 4분면의 영역은 시간과 에너지를 좀 더 중요한 1, 2, 3분면에 충분히 그리고 만족스럽게 사용함으로써 간소화되고 효율화된 수준에서 매끄럽게 관리되는 방향으로 운영될 수 있지 않을까 생각합니다.
어찌 보면 많이 알려진 아이젠하워 매트릭스이지만, 제 나름대로 소견을 더하여 한번 풀어 이야기해 보았습니다. 여러분은 지금 어느 사분면에서 주로 살고 있으신지요? 혹시 2사분면이 중심이 되는 삶을 살고 계신가요?
숨가쁘게 전개되는 바쁜 일상 속에 여러가지 일들과 삶의 다양한 요소들을 어떻게 운영하면 좋을지에 대해 조금의 아이디어와 관점을 제공할 수 있었다면 좋겠습니다. 만약 제 설명이 부족했다면 양해를 부탁드리며, 인터넷이나 서적 등을 통해 아이젠하워 매트릭스에 대한 좀 더 많은 내용과 설명들을 어렵지 않게 접하실 수 있을 것이라 믿습니다.
감사합니다.
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※ 필자의 생산성과 자기경영을 주제로 하는 다른 글도 궁금하시다면 아래의 글도 한번쯤 함께 읽어봐 주신다면 감사하겠습니다.
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