해외송금 시 원천세 기표 관련하여 문의 드립니다

저희는 회계와 세무, 자금 파트가 각각 독립적으로 운영되고 있는 조직입니다. 이 때 해외송금 시에 원천세가 발생하여 기표가 필요한 경우에 대해 문의 드립니다. 현황 : 저희는 매입채무나 미지급비용 등에 대해 자금파트에서 지급할 때 지급일 기준으로 최초고시환율을 적용하여 기표합니다. (예: 12/1 매입에 대해서 1/5 100달러 지급 시, 원천세 15%가 해외업체 부담인 경우, 자금에서 85달러와 15달러를 분할하여 84.5달러만 지급하고 16.5달러에 대해 당일 최초고시환율로 원천세 예수금 기표, 이후 세무는 관련 예수금 데이터로 향후 세무 신고) 문제점 : 현재까지 이렇게 당연시되어온 프로세스인데, 문제는 원천세 발생여부에 대해서 자금파트에서는 확인이 안되는 경우에도 구매나 세무파트에서는 미리 공유하지 않아서 자금에서 원천세까지 포함하여 지급하는 경우가 종종 발생한다는 점입니다. 사실 원천세 발생여부에 대해서 세무에서 미리 알고 있다면, 세무에서 기표하는 방법도 있을 것이고 저희는 지급일이 명확히 정해져 있어서 지급일자를 모를 수도 없습니다. 그럼에도 세무파트에서는 관련 세법 상, 해외원천세는 "지급일자의 환율"로 적용해야 한다는 규정을 가지고 관련 전표의 전기를 모두 자금파트에 메일로 요구하고 있습니다. 사실 현재 프로세스 상으로는 자금파트는 세무의 관련 원천세 기표에 대해 그저 업무대행을 하고 있을 뿐입니다. 이 프로세스를 개선하고 싶은데 어떤 방법이 있을까요? 보통 해외송금 시에 원천세를 어떻게 기표하시고 세무와 자금 파트 사이에 업무 분장은 어떻게 되시는지요?