※ 해당 콘텐츠는 리멤버 협의 하에 북이십일의 베스트셀러를 요약해서 올리는 글입니다.
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❝회사에서 업무 메일 보낼 때 ‘이것’만 기억하자❞
: 아무도 알려주지 않는 메일 쓰기의 공식 4
이메일은 직장에서 가장 많이 쓰는 소통 수단이다. 구두로 오간 얘기와 달리, 이메일은 메일함에 남아 내가 하는 일의 근거가 되기 때문이다. 이메일도 일종의 문서다 보니 결재문서에 버금가는 효력을 지닌다. 따라서 이메일 중심으로 일하는 습관은 무엇보다 중요하다. 특히 갑의 위치 있는 선배들에게 호되게 당하기 쉬운 신입사원이라면 더더욱!
메일 쓰기에는 유려한 문장 구사 능력이나 대단한 스킬이 필요하지 않다. 의외로 4가지만 기억하면 완벽하게 메일을 쓸 수 있는데, ① 수신자・참조자, ② 제목, ③ 본문, ④ 첨부파일이 그것이다.
📌 1. 수신자 · 참조자
✔ 수신자 = 행위 대상자?
✔ 수신자 · 참조자 간의 레벨이 같은가?
수신부터 살펴보자. ○○○ 대리, △△△ 과장 다음에 뜬금없이 ◇◇◇ 팀장이 등장한다. 수신자는 메일을 받고 직접 행위를 하는 대상인데, 실무자와 실무 팀장이 섞여 있다. 행위 대상자가 아닌 팀장은 수신에서 빼주도록 한다.
다음은 참조다. 참조자는 직접적인 행위 대상자는 아니지만, 업무상 메일의 내용을 알아야 하는 사람들이다. 보통 참조에는 수신자들의 소속 팀장이 들어가는데, 수신자는 수신자끼리, 참조자는 참조자끼리 동등한 레벨로 맞춘다고 생각하면 편하다. 참조에 저쪽 팀장이 들어갔으니 우리 팀장도 넣어주자. 참조에 우리 팀장이 들어갈 땐 가장 먼저 넣고, 그 외에는 조직도상 상위 부서일수록, 직급이 높을수록 먼저 입력한다. 다만 세부적인 규칙은 회사마다 다를 수 있으니 참고만 해두자.
📌 2. 제목
✔ 제목은 전체 내용을 함축하는가?
✔ 제목에 적당한 말머리를 사용했는가?
제목은 반드시 전체 내용을 함축하도록 적어준다. 메일 내용에 부합하는 제목이라면 상대방이 메일을 읽지 않아도 마치 읽은 느낌을 줄 수 있다.
제목에 짧고 정확하게 의도를 드러내고 싶다면, 말머리를 활용해보자. ‘[회신요청] 재택근무 확대 방안 논의 일정 관련’과 같이 표현한다면, 상대가 적어도 “아, 내가 무언가 꼭 회신해야 하는 메일이구나.”까지는 인식할 수 있다. 그 밖에도 메일의 목적을 강조하고 싶을 때 [요청], [중요], [안내], [알림], [공유], [회신] 등과 같은 말머리를 사용할 수 있다. 처리기한이 있는 경우 제목에 기한을 포함하는 것도 좋다.
📌 3. 본문
✔ 본인 소속과 이름을 밝히는 인사로 시작했는가?
✔ 인사 바로 다음에 목적을 밝혔는가?
메일의 도입부에서는 꼭 인사와 함께 본인 소속과 이름을 밝혀야 한다. 특정 주제의 메일이 이곳저곳에 포워딩(전달)되면서 내용이 덧붙으면 누가 보낸 메일인지 정말 알아보기 힘들다. 소속을 적는 기준이 헷갈릴 수 있다. 팀 내에 보낼 땐 소속은 생략하고, 다른 팀에 보낼 땐 팀명을 적는다. 외부에 보낼 땐 회사명을 적는다.
소개를 포함한 인사를 마쳤다면, 그 다음에는 바로 목적을 밝혀야 한다. 목적이 본문 맨 끝에 오는 경우, 읽는 내내 뭘 바라고 쓴 메일인지 추측해야 한다. 단, 상대의 부정적인 반응을 야기할 수 있는 민감한 내용이라면 서두에 변명 아닌 변명을 많이 깔아두는 게 좋을 순 있다.
📌 4. 첨부파일
✔ 첨부파일을 본문에 언급했는가?
✔ 중요한 내용을 강조했는가?
✔ 끝인사와 함께 요청하는 바를 강조했는가?
직접 보내는 메일에서는 큰 문제가 없지만, 메일이 여러 번 포워딩되면 첨부가 있던 메일인지 알 수 없다. 본문에 첨부가 있음을 표시해주면 이 메일이 어딜 가더라도 보는 사람들이 원래는 첨부파일이 들어 있던 메일이라는 걸 알 수 있다. 본문에도 파일 유무를 꼭 적어주자.
또한 본문에 적은 내용 중에서도 특히 중요한 내용에는 글 서식에 변화를 주자. 회신을 요청하는 기한, 회신할 때 빠트려서는 안 되는 내용, 기존에 협의한 내용과 달라진 부분 등에 수신자가 알아볼 수 있도록 변화를 주는 것이다. 굵게, 기울이기, 밑줄치기, 또는 글자 색을 바꾸거나 바탕에 색을 입히는 방법이 있겠다.
마지막으로 메일을 받는 사람에게 요청하는 바는 끝에서 한 번 더 강조해주는 게 좋다. 특히 내용이 길면 중간에 논점이 흐려질 수 있다. 눈에 가장 띄는 위치인 처음과 끝에 주제문을 두어 방점을 찍어주자.
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