비효율적 회의. 모두의 책임은 누구의 책임도 아니다

프로젝트를 진행할 때 4~5명씩 그룹을 지어 TF팀을 구성하는 경우가 많습니다. 하지만 이렇게 팀 단위로 업무를 맡기면 공통적으로 발생하는 고질적인 문제가 있습니다. 회의실을 잡아두고 다섯 시간씩 회의를 진행하지만, 정작 업무는 한 발자국도 나아가지 못합니다. 서로 "이런 건 어떨까요?", "저런 방식은 어떨까요?"라며 의견만 무한대로 던지고 제자리를 맴돌다 시간을 허비하게 됩니다. 오히려 한 사람에게 특정 업무를 명확히 쪼개서 배정하고, 나중에 모여서 결과물을 통합하는 회의를 한두 시간 진행할 때 업무 효율이 압도적으로 높습니다. 이러한 차이가 발생하는 근본적인 원인은 결국 '책임감'에 있습니다. 한 사람에게 온전히 일을 맡기면 본인이 해결하지 못했을 때 모든 책임을 져야 하므로 어떻게든 끝까지 완수해 냅니다. 반면 네다섯 명이 함께 의사결정을 내리는 구조에서는 "내 의견이 틀리면 어떡하지?", "내가 총대를 멨다가 문제가 생기면 어쩌지?"라는 두려움이 먼저 작동합니다. 심리학에서는 이를 '책임감 분산(Diffusion of Responsibility)'과 '방어적 의사결정(Defensive Decision Making)'으로 설명합니다. 집단에 속해 있을 때 개인이 느끼는 책임감은 1/N 이하로 급격히 떨어집니다. 동시에 사람들은 최선의 결과를 내기 위해서가 아니라, 문제가 생겼을 때 비난받지 않기 위해 의사결정을 내립니다. 단독으로 결정하면 독박을 쓰지만, 다섯 시간 동안 회의를 거쳐 '모두가 동의한 안'으로 만들면 실패하더라도 완벽한 면피용 알리바이가 생기기 때문에 끝없이 남의 의견을 묻고 확인받으려 하는 것입니다. 또한 집단의 인원이 늘어날수록 1인당 쏟아붓는 실제 노력과 에너지는 줄어드는 '사회적 태만(링겔만 효과)'도 작용합니다. 회의실에 다 같이 모여 앉아 말만 얹는 행위는 겉보기에 열심히 일하는 것처럼 느껴지지만, 실상은 혼자 치열하게 고민하고 실행하는 것보다 에너지를 훨씬 덜 소모합니다. 경제학적 관점에서도 한 명이면 10분 만에 끝낼 결정을 다섯 명이 서로 설득하느라 다섯 시간을 허비하게 되므로, 의사소통에 들어가는 '조정 비용(Coordination Costs)'이 실제 업무 성과의 가치를 초과해 버립니다. 경영학에는 "모두의 책임은 누구의 책임도 아니다"라는 격언이 있습니다. 프로젝트의 소유권이 여러 명에게 쪼개져 있으면 사실상 주인이 없는 상태가 됩니다. 애플을 비롯한 글로벌 기업들이 프로젝트를 진행할 때 세부 과업마다 최종 책임을 지는 단 한 명의 담당자(DRI, Directly Responsible Individual)를 반드시 지정하는 이유도 바로 여기에 있습니다. 처음부터 다 같이 모여 회의를 시작하는 것이 아니라, 각자 명확히 부여받은 몫을 완수해 온 뒤 회의실에서는 통합과 최종 결정만 내리는 방식이 조직의 생산성을 지키는 가장 확실한 방법입니다.