누락된 부조금 어떻게 하는게 좋을까요?

작은 회사에서 인사담당을 하고 있지만 작은 회사가 그렇듯 이것저것 담당하는 일이 많습니다. 경영지원 쪽에서는 최고 책임자 역할을 하고 있구요. 어느날 직원이 친할머니가 위독하신데 갑자기 돌아가시면 회사에 바로 말하긴 하겠지만 자리를 비우게 될 것 같다며 상담을 한 적 있습니다. 이런 업무는 제가 경험이 없기도 해서 그냥 휴가 관련해서는 신경쓰지 말고 그런일 생기면 저 포함 업무 같이 하는 분들한테 통보하고 곧바로 달려가라고 말해뒀습니다. 회사에서 부조금 보낼 목적으로 혹시 절차상 필요할지 모르니 여유 생기면 부고문도 보내달라고 했구요. 결국 이 분은 며칠 지나지 않아 자리를 비웠고 부고문은 가족끼리 전달하던 부고문만 캡쳐해서 보내주길래 그냥 사실 부의금 보내려고 한거니 계좌를 알려달라 해서 보냈습니다. 문제는 두번째로 다른 직원이 가족상을 당해서 급하게 연락이 왔는데 비슷한 방식으로 설명했습니다. 이번에도 역시나 진짜 목적은 말하지 않고 부고문을 보내달라 했구요. 그런데 문제는 이 직원이 까먹었는지 부고문을 보내지 않았고 저도 까먹고 몇달이 지나버렸습니다. 결국 첫번째 직원한테는 부조금이 나갔는데 두번째 직원한테는 나가지 않은채로 시간이 지나버린거죠.. 이 직원 입장에서는 회사에서 부조금이 올거라는걸 전혀 모를테고 기대하고 있지도 않을거 같긴 한데 앞으로 다른 직원들에게 경조사가 있을 때 친한 직원끼리 부조하는거 외에 회사에서 형식적으로 나가는 걸 유지하고 싶은데 마음에 걸리네요.. 시간이 지난 상황에서 양해 구하고 상주한테 가야할 돈을 이제야 보내주기도 애매하고.. 지출증빙도 어떻게 될지 애매하고.. 어떻게 해결하는게 현명할까요??