대부분의 기업은 높은 비중으로든 낮은 비중으로든, 대행사와 협업합니다.
대행사와 협업하는 이유는 크게 2가지로 볼 수 있습니다.
1. 비용 투자로 내부 리소스를 절감해 우선순위에 집중하기 위해,
2. 내부 weak point를 외부 전문가에게 맡기기 위해
공통적으로 기업의 ‘목표’를 더 빠르게 달성하기 위함이죠.
다시 말해 ‘대행’이란 ‘단순 외주’가 아니라 일종의 TF를 개설하는 셈이기에, 대행 실무를 진행하는 대행사를 컨트롤하는 인하우스 기획자(PM)의 역할이 매우 중요합니다.‘
특히 ‘마케터’는 지난번 글에서 설명했 듯 업무의 스펙트럼이 넓기에 ‘대행사’와 일하는 빈도가 다른 직무에 비해 높은 편입니다. [ 지난 글 보기(마케터가 Full Stack이어야 하는 이유) : ]
약 5년의 대행사 생활을 마친 후 인하우스 마케터로 근무하며 경험한 ‘대행사와 잘 협업하는’ 개인적인 노하우를 공유합니다.
1. 우리가 원하는 바를 명확히 제안합니다. (RFP)
가장 중요하게 선행해야 하는 일입니다.
대행사와 협업하는 프로젝트의 경우는 ‘배경, 구체적인 KPI, 예산, 마일스톤’ 정도로 ‘목적’에 관련한 굵직한 항목을 정의하고 명확히 가이드를 줘야 합니다. 만약 단순히 “광고해주세요, 영상 만들어 주세요.” 라고 문의할 경우 거절당하거나 답변을 받지 못하거나, 양질의 제안을 받지 못할 확률이 높습니다.
반대로, 잘 준비할수록 전문성을 보여줄 수 있기에 양질의 대행사를 연결될 수 있는 확률이 높아집니다.
애초에 내부 회의록이나 기획안을 작성하는 단계에서 미리 보안 이슈가 있는 내용을 제외하고 외부 전달용 RFP를 만들어 둔다면 실무에 용이합니다.
여기서 관건은 RFP가 아닌 ‘작업지시서’처럼 너무 디테일한 항목까지 정의하지 않는 것입니다.
그래야 가이드 한 ‘목적’을 달성하기 위해 대행사가 자유롭게 상세 전략을 수립해 제안할 수 있습니다.
결국 인하우스 기획자는 다양한 양질의 제안 중에서 가장 합리적인 전략을 택할 수 있습니다.
2. 역량을 보여주고 대행사의 유능한 실무자를 배정받아야 합니다.
1번을 통해 양질의 대행사를 컨택했고 계약 초읽기 상태라면, 필히 사전에 대면 미팅을 진행해야 합니다. (킥오프 미팅은 추후 별도로 진행)
개인적인 경험으론 이 단계가 가장 중요하다 생각하는데, 이 단계를 통해 프로젝트를 Leading하고 인하우스 기획자(PM)와 소통할 대행사 실무자가 정해질 확률이 높기 때문입니다.
사전 미팅 시 대행사에선 높은 확률로 의사 결정 권한이 있는 팀장급 이상의 실무진이 참석합니다.
그렇기에 인하우스 기획자(PM)는 높은 난이도의 프로젝트일수록, 미팅 시 명확한 목적 파악과 높은 실무 이해도로 대행사와 소통하며 역량을 보여줘야 대행사의 역량 있는 인재를 실무자로 배정받을 수 있습니다.
대행사에서도 어쩔 수 없이 ROI를 고려할 수밖에 없기에, 비교적 난이도가 쉬운 프로젝트라 판단될 경우 조금 낮은 연차의 담당자를 배정합니다.
개인적인 사례로, 이직 후 중도 할당받은 프로젝트의 대행사 실무자는 난이도에 비해 신입 연차의 담당자였고, 대행사와 협업하는 프로젝트라 체감하기 어려울 정도로 내부 리소스를 과하게 투입한 경험이 있었습니다.
추후 수차례 미팅을 통해 프로젝트 난이도에 적합한 대행사 실무자를 신규 배정받았고, 프로젝트를 성황리에 마칠 수 있었습니다.
3. 기획 상세 항목을 함께 협의하고 문서로 기록합니다.
대행사와 협업하는 프로젝트라도 ‘초기 기획’ 단계엔 한 팀처럼 일하며 촘촘히 기획/협의해야 합니다.
또, 문서로 기록하며 상호 간 다르게 이해한 바는 없는지 반드시 더블 체크해야 합니다.
Top down 방식은 반드시 필요한 경우가 아니라면 지양하며, 상호 간 더 좋은 전략을 도출할 수 있도록 상세 기획을 함께 진행하는 방식을 지향하는 것이 좋습니다. 기획 단계를 탄탄히 정리하고 진행해야 실무 진행시 Risk 확률이 극적으로 줄기 때문입니다.
4. 인간적인 관계를 맺습니다.
일도 결국 ‘사람’이 하는 일입니다. 확실히 ‘사람’이기에 ‘인간적으로 괜찮은 사람’에게 더 잘해주고 싶은 마음이 들 수밖에 없습니다.
필수는 아니지만 개인적으로는 담당자 성향을 살펴보고 이런 디테일한 부분도 신경 쓰고 베푼다면, 언젠간 돌아오는 게 있다고 생각합니다.
‘일만 잘하는 것’이 프로페셔널할 수 있겠으나, ‘같은 목표를 바라보고 일을 한다’라는 느낌을 인하우스 기획자(PM)도, 대행사 담당자도 느끼는 것이 중요합니다.
저도 개인적으로 간혹 ‘이건 대행사가 해야 하는 일이 아닌가?’라고 생각이 들 때도 있지만, 이 경우에 저는 먼저 시간을 더 투자해서라도 해결 방법을 고민해 제안하거나 실제로 해결해 주려 합니다. 물론 무언가를 바라고 한 행동은 아니지만 대부분 사람 대 사람으로서 고마움을 느끼고 생각지 못한 부분에서 더 좋은 제안을 해주는 경우도 있기 때문입니다
5. 방치하지 않고 꾸준히 관리합니다.
프로젝트의 막을 내릴 때까지, 꾸준히 소통하며 관리해야 합니다. 인하우스 기획자(PM)이 이 부분을 어느 순간부터 소홀히 한다면, 대행사 실무자도 방치된다는 느낌을 받고 프로젝트에 갖는 관심이 줄어들 수밖에 없습니다.
당연하게도 프로젝트 마무리까지 계속해 성과 관리부터, 지속적으로 현황에 대해 점검/소통하며 신경 써야 합니다.
6. 프로젝트를 마무리하며
프로젝트를 종료할 때 ‘셔터를 내리듯’ 마무리하는 방법이 좋지는 않은 것 같습니다.
내부에서 프로젝트를 종료하며 결과를 공유하고 회고하는 자리를 갖듯, 대행사와도 가볍게 이런 자리를 갖는 것이 좋습니다.
조금은 편한 상태로 서로 편하게 이야기를 나누며, 기업 간 관계, 또는 인간적인 관계를 형성한다면 추후 또 다른 협업 기회를 가질 수 있을 겁니다.
글은 매우 주관적이기에 여러분의 의견과는 다를 수 있습니다.
다음은 ‘대행사’의 입장에서 고객사와 잘 협업하는 방법에 대해 작성해보겠습니다.
긴 글 읽어 주셔서 감사합니다.
25
