a.k.a 임원 보고용 리포트🔥 [1탄]
1️⃣ 직장인 대다수가 리포트 작성 등 문서 작업(Paper Works)에 많은 시간을 할애합니다. 스타트업 보다 대기업에서, 유연한 조직보다 관료제 조직에 가까울수록 그런 경향이 심하죠.
데이터의 시각화가 필요한 업무는 대다수 구글 스프레드 시트가 대체하고, 구조화된 말머리와 자유로운 편집이 가능한 노션 활용만 잘해도 문서 작성이 보다 편해진 건 명백한 사실이지만, 보고를 하는 입장과 받는 사람의 입장은 조금 다를 수 있습니다.
가령, 글과 글의 빼곡한 나열로 위아래가 긴 노션 페이퍼는 까맣게 점칠해진 텍스트 사이사이로 각종 그래프, 캡션, 스샷 등이 치고 들어오면 그것을 읽은 사람 입장에서는 맥락이 무엇인지 잊기 쉽상이고, 각종 숫자들이 층층이 입주한 표의 나열도 가이던스 없이는 왜곡된 데이터 해석을 불러올 수 있습니다.
'자네, 그래서 결론이 뭐야?'
그리고 보통 이런 질문을 받았다면
1) 의사결정자가 보고의 목적과 제안 내용을 이해하지 못했거나
2) 잘 알겠는데, 그래서 하고싶은 말이 무엇인지 모르겠다는 뜻.
그 리포트는 끝내 다시 해야하죠😭
2️⃣ <아마존처럼 회의하라>는 책을 읽어보면, 몇 가지 아마존식 회의 원칙이 등장합니다.
회의는 침묵으로 시작해서 회의 참석은 피자 2판 까지만가능하고(아마도 16명?!), 회의 자료는 1쪽 또는 6쪽으로 파워포인트(X), 문장(O)으로만 정리하는 것이 특징이죠.
물론 저는 파워포인트나 엑셀 사용을 금지하는 것에 대해서는 원론적으로 반대하는 입장입니다. 이미지나 사진 소스도 필요하면 적절히 사용해야죠. 회의 원칙을 지키려다 더 나은 의사결정을 못하는 것은 지양해야하니까요.
어쨌거나 아마존식 회의법이란 결국 '회의의 성패는 자료 작성으로 결정된다' 는 토대 위에 ‘어떻게 최소한의 회의로 최대의 결과를 얻는가’에 집중합니다.
3️⃣ 여기 하나의 예시가 있습니다. Xation에서 제가 맡고 있는 OO브랜드는 그간 제품 선전 중심의 퍼포먼스 광고를 통해 꽤 오랜 시간 재미를 봤지만(쉽게 말해, 미디어커머스로), Cookieless Era에 돌입하자마자 수익성에 빨간불이 들어왔고 돌파구 마련이 필요했습니다.
‘여러분, 더 이상 이런 방식으로는 안됩니다.’
결국 저는 위와 같은 말을 전달하고 싶었습니다. 미디어에서는 퍼스트 파티 데이터를 직접 보관하고 활용해야 한다며 마구 떠들었지만, 결국 관성에 이끌려 우리만의 돌파구를 찾지 못한채 현업이 예전 것을 반복하는 상황을 타파하고 싶었거든요.
그래서 한때 대기업에서 리포트 꽤나 썼던 짬밥으로 한 장의 페이퍼를 썼죠. A3용지로 출력할 수 있게?!
우리가 일해 온 방식의 대한 정량, 정성적 코멘트와 그것에 대한 자가진단용 질문들. 그리고 그 상태를 표시하는 긱종 컬러와 신호들과 함께 말이에요.
첨언 하나만 더 하자면,
<Principles>의 저자이자 전 세계적인 경제학 리더, 레이 달리오(Ray Dalio)는 ‘전진하기 전에 뒤돌아보고 전체 상황을 파악하라‘라는 작은 원칙을 제시합니다.
새로운 계획을 추진하기 전엔 시간을 갖고 지금까지 조직이 어떻게 움직였는지 리뷰하고, 그것을 추진력 삼아 더 큰 조직과 중요한 목표에 대해 관심을 유발하며, 그를 통해 구성원들과 합의에 도달하라는 거죠.
결국 저에겐 동료들과 우리를 돌아보는 시간, 앞으로 다르게 나아가는 방식을 위해 모두가 공감할 수 있는 무언가(=원페이퍼, 동기부여 등)가 필요했던 것 같아요.
4️⃣ 결론적으로 변화의 필요성을 인지시키고, 동기부여를 요구한 A3용 원페이퍼를 첨부 이미지와 함께 공유합니다.
작성 방법은 어렵지 않습니다. 원칙이라기엔 거창하고 몇 가지 맥락만 알면 되는데요. 아래 내용을 이해하고 예시 이미지 처럼 작성해보는 연습을 꾸준히 하신다면 ‘누구에게나 사랑받는 보고서 작성’이 가능합니다🙏
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1) 일단 작성자가 회의 참가자와 나눌 약속을 정해봅시다.
가령 셀음영 컬러 기준으로 빨간색은 Bad(성과지표, 상황), 주황색은 Weak or 모호함, 노란색은 Stuck in the middle, 초록색은 Green light, 회색은 Grey zone(or 정의없음) 등 회의 시작과 동시에 내가 정한 신호를 읽은 법을 알려주세요.
2) Top-bottom or Bottom-top 방식 어떤 것이라도 상관없습니다. 탑다운이라면 두괄식으로 결론부터 근거 순으로 위에서 아래로 드릴다운 하면되고, 바텀업이라면 셋업한다는 마음으로 문서 첫 머리 부터 아래까지 현황과 자기 주장을 쭉 작성하고난 후 역순으로 보고서를 정리하면 됩니다.
3) 한 가지 팁이 더 있다면, 그건 회의 시작전 최소 60분전에 회의 자료를 나눠주라는 것입니다.
참석자의 입장에서도 회의 전 자료 공유는 중요한데, 회의자료 작성이 잘 되었다면 ‘왜 이런 장표를 만들었고, 왜 때문에 우리가 이 회의에 참석했는지’ 굳이 긴 설명이 필요 없기 때문입니다.
그리고 회의전 공유를 통해 약간의 시간을 아낄 수 있다면 본 회의에서는 회의 아젠다 논의와 협의 도출에 충분한 시간을 할애 할 수 있습니다.
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어떠신가요?
원페이퍼 작성 요령을 통해 첨부 이지미를 함께 보시면, 글이 작아 잘 보이지 않더라도 OO브랜드가 어떤 상황인지, 어떻게 회의가 진행되고 결론에 도달했을지 상상이 되시는지요.
어쩌면 글의 주제 처럼 대기업에서 보다 잘 써먹을 수 있는 리포트 양식일 수도 있을 것 같습니다만 A3용지는 A4에 비해 확실히 크고, 여백이 많은 만큼 다양한 주제를 시각화하고 한 가지 맥락 안에서 다루는 등 원페이퍼로 작성하기 용이합니다.
아울러 이 글을 통해 보고서 작성의 중요성을 인지했고, 그에 따라 달라질 회의결과를 짐작하실 수 있다면 한 번쯤 활용해보시길 추천드립니다.
마지막으로 여유가 생긴다면 <원페이퍼로 리브랜딩하기>라는 글로 원페이퍼 작성의 효율성에 대해 다시 한 번 다뤄보고 좋은 양식은 또 나눔하겠습니다🙂
#원페이퍼리포트 #A3용보고서
#현명한회사생활
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